Os psicólogos Pessoa Jurídica que atendem nossas parcerias corporativas precisam encaminhar mensalmente para Vittude a nota fiscal referente aos atendimentos de pacientes que possuem benefício corporativo.
O envio das notas fiscais, dentro do período solicitado, é fundamental para que nós, da Vittude, possamos receber pelas consultas. Os clientes corporativos somente autorizam pagamento quando conseguimos enviar todos os documentos fiscais. Quando não recebemos as notas, temos comprometimento do recebimento e, consequentemente, não temos como repassar os valores para o profissional que prestou o serviço.
Para não ter qualquer problema quanto ao repasse dos valores, vamos deixar todo o processo por aqui para que você possa emitir sua NF (nota fiscal).
Você pode ir direto para a seção que precisa:
Como funciona o faturamento de consultas de parcerias corporativa?
No 1º dia de cada mês você tem acesso, na sua área logada, ao demonstrativo de faturamento no qual constam as sessões realizadas no mês anterior. Ou seja, a emissão de notas fiscais é sempre do período retroativo. Por exemplo, a partir do dia 1º de fevereiro você conseguirá baixar o demonstrativo das sessões realizadas em janeiro.
No demonstrativo você tem acesso ao total dos valores que devem ser emitidos referente a cada empresa que atendeu e deve emitir uma nota fiscal por empresa parceira que conste no documento, para que possamos encaminhá-las corretamente para cada empresa.
Onde localizo as informações para emissão de Nota Fiscal?
Solicitando o demonstrativo de faturamento
Na sua área logada clique no menu "Financeiro"
Clique em "Demonstrativo"
Nesta página você também encontrará todas as orientações para emitir a sua NF. Atente-se as informações para que não ter qualquer impacto no repasse das consultas
Clique em "Solicitar Demonstrativo"
No canto superior direito você verá a mensagem "O demonstrativo foi enviado para o seu e-mail com sucesso"
Acessando o demonstrativo de faturamento
Você receberá o e-mail com o assunto "Faturamento Mensal"
Em anexo você encontrará o demonstrativo de faturamento, referente as sessões realizadas no mês anterior
Exemplo: ao solicitar o demonstrativo em janeiro/2023, você receberá o arquivo com as sessões realizadas em dezembro/2022, pois são estas que devem ser faturadas.
Estrutura do demonstrativo de faturamento
Valores a faturar: indica o total que você deve faturar no período
Empresa: onde constam as empresas atendidas no período e, na mesma linha, o valor que deve ser faturado para cada uma
Valor a faturar para pacientes sem parcerias: aqui estão inclusas as sessões em que o paciente realiza o pagamento das consultas. Este campo tem apenas o caráter informativo e não deve ser emitida qualquer NF contra a Vittude referente a este valor, pois se referem a valores que devem ser faturados diretamente contra os pacientes.
Dados Vittude: onde constam as informações necessárias para a emissão da NF contra a Vittude
Detalhamento de consultas: onde constam todas as sessões que compõem o montante a ser faturado
Orientações para emissão de Nota fiscal
Após acessar o seu demonstrativo você deve seguir com a emissão das notas fiscais, mas antes é importante se atentar a alguns pontos:
Você deve emitir uma NF para cada empresa que consta no demonstrativo e não uma nota única
Exemplo: se no seu demonstrativo constam as empresas Cassi, BB DTVM e Grupo Boticário, você precisará emitir uma nota referente a Cassi, outra referente a BB DTVM e outra referente ao Grupo Boticário
Com exceção do Valor a faturar para pacientes sem parcerias, os demais valores devem ser emitidos contra a Vittude. As informações de tomador você encontra em "Dados Vittude" no mesmo documento
Descrição das atividades: para emitir uma nota fiscal é necessário incluir o descritivo das atividades. No caso das parcerias corporativas é necessário seguir o padrão Projeto (nome da empresa parceira) - Consultas de psicoterapia realizadas em (mês a ser faturado)
Exemplo: se você atendeu a parceria Gympass o descritivo de ver ser "Projeto Gympass - Consultas de psicoterapia realizadas em mês a ser faturado"
Recomendamos utilizar o CNAE 8650-0/03 - Atividade de Psicologia e Psicanálise para a emissão das notas fiscais
Abaixo deixamos o tutorial em vídeo sobre como cadastrar o smartdoc no tomador da prefeitura:
Para onde as notas fiscais devem ser encaminhadas?
Indicamos que cadastre o e-mail smartdoc@vittude.com na plataforma utilizada para emissão de NF (seja contabilizei, qipu, agilize ou mesmo a plataforma da prefeitura), pois desta forma, assim que a NF é emitida o envio é feito para a Vittude;
É importante que as notas fiscais sejam emitidas separadamente, pois o sistema de identificação de notas fiscais reconhece apenas um arquivo por vez.
Quando é feito o repasse das consultas de parcerias corporativas?
Em média, o prazo de repasse das consultas de parcerias corporativas é de 30 dias corridos após o fechamento do mês em que a sessão foi realizada. Logo, o prazo de repasse das sessões realizadas em janeiro é contabilizado a partir do dia 1º de fevereiro.
Contudo, como cada empresa parceira possui um prazo específico para faturamento e repasse dos valores, esse prazo pode variar um pouco de empresa para empresa, mas você pode conferir o prazo de repasse diretamente no seu painel financeiro (Financeiro > Painel Financeiro) incluindo o nome da empresa no campo Origem e consultando a coluna Status de pagamento
Dúvidas frequentes
Qual o prazo para o envio das notas fiscais?
R: As NFs devem ser emitidas até o 3º dias útil do mês.
O que acontece se eu não encaminhar a Nota Fiscal?
R: O não envio de alguma nota fiscal pode gerar o bloqueio dos valores referente a parceria, por isso é importante que elas sejam encaminhadas de acordo com o valor indicado no demonstrativo.
Não consegui encaminhar a Nota Fiscal até o 3º dia útil. E agora?
R: É importante que as NFs sejam encaminhadas até o prazo estipulado para evitar atrasos no repasse dos valores. Mas caso tenha perdido o prazo, a NF deve ser enviada o quanto antes para smartdoc@vittude.com.
Quando eu recebo os valores das notas fiscais?
R: O prazo de repasse varia de empresa para empresa, por isso recomendamos que consulte a data de repasse no seu painel financeiro como mostramos aqui.
Por que preciso emitir a Nota Fiscal antes de receber pelas consultas?
R: Nós só conseguimos realizar o repasse das sessões para os psicólogos quando recebemos o valor da empresa parceira que, por sua vez, precisa das notas fiscais para realizar o pagamento.
Preciso emitir notas apenas contra a Vittude ou para os pacientes também?
R: O profissional Pessoa Jurídica deve emitir notas fiscais de todos os serviços prestados. Nós solicitamos apenas as NFs referente as empresas parceiras, no seu painel financeiro você encontra os valores que devem ser faturados para os pacientes, quando houver pagamento da parte deles.
Financeiro > Painel Financeiro > Filtrar por > defina o período > Faturar para o paciente. Na mesma página, você pode clicar em Exportar para visualizar consolidar os valores que deve faturar para cada paciente.
Por que o valor a faturar é diferente do que eu cobro na plataforma?
R: O valor a faturar inclui apenas o que é subsidiado pela empresa parceira, ou seja, caso o paciente possua um subsídio parcial, no demonstrativo constará apenas a parte paga pela empresa e não o valor pago pelo paciente.
Outro fator é a parceria na qual o paciente atendido está inserido. Nestes casos o valor do desconto concedido sobre o cadastrado na plataforma é indicado no demonstrativo de faturamento pela coluna "Desconto Psi".
Você também pode conferir a condição em que determinada empresa está através do seu painel financeiro: em Filtrar por > em Origem digite o nome da empresa > clique na seta ao lado de Empresa:
